Interne en externe audits door remote auditing, speciaal in deze coronatijden

Tips bij het remote auditeren

Remote werken en dus ook remote auditeren is in deze bizarre tijden eerder regel dan uitzondering. Allerhande ICT-toepassingen zijn prima oplossingen om de in- en externe audits, de verificaties, de kwaliteitsmetingen en controles uit te voeren. Maar remote-auditing is niet vanzelfsprekend. De kwaliteit van de in- en externe audits mag niet onder het remote-auditeren lijden. Enkele reflectievragen kunnen worden gesteld:

• Hoe pakken we kantooraudits aan en wat te doen met terreinaudits ?
• Wat zijn de do’s en dont’s van remote auditeren?
• Hoe kunnen we deze aanpakken, onze in- en externe audits?

Hier enkele tips, bevindingen en bedenkingen bij het remote auditeren:

• Het auditeren via tools zoals Skype of Teams verloopt prima. Documenten kunnen makkelijk gedeeld worden. Er was ook steeds iemand van de QESH-afdeling aanwezig (en zichtbaar op apart scherm).
• Documenten die niet leesbaar waren op het scherm, liet ik doormailen. Deze documenten kon ik dan in word, pdf of Excel lezen op mijn scherm. De afspraak was dat deze documenten werden gedelated.
• Een steekproefsgewijze verificatie vereist speciale aandacht. Indien bv. niet alle documenten zoals interne audits of klantenklachten, enz. elektronisch beschikbaar zijn, is een steeksproefsgewijze controle moeilijk. Ik pik er dan toch enkele at random uit, en vraag ze mij ingescand of met foto, achteraf door te sturen (WhatsApp is bv. makkelijk om foto's door te sturen).
• Werfbezoeken of atelierbezoeken worden uitgesteld. Remote auditing van deze activiteiten lijkt een groot risico te geven op het niet-bereiken van de auditdoelstellingen.
• Het verlies aan persoonlijk contact, wat toch belangrijk is bij het auditeren, vormt in de audits die ik uitvoerde geen probleem. Mogelijks zou dit anders zijn geweest indien ik de organisaties voorheen nog niet kende.

Algemeen denk ik niet dat er veel verschillen zijn tussen interne of externe audits.
Hierbij nog enkele tips:

• Een audit op afstand vraagt extra voorbereiding. Ook de nodige afspraken over communicatieveiligheid dienen vooraf te worden gemaakt.
• De voorbereiding bestaat natuurlijk minimaal uit het doornemen van de directiebeoordeling, het inkijken van de interne auditplanning (en een steekproefsgewijze verificatie van enkele interne audits op afstand), en de lijst correctieve maatregelen. Zelf voeg ik daar ook de klantentevredenheidsmeting (voor ISO 9001), de milieuaspectenanalyse (ISO 14001) en de risicoanalyse en -evaluatie (ISO 45001) aan toe. Deze documenten worden door de certificatie-instelling bewaard, natuurlijk volledig vertrouwelijk.
• Bij zeer kleine organisaties, die niet vertrouwd zijn met Skype of Teams, kan WhatsApp zelfs nuttig zijn. Zeker ook voor het doorsturen van een foto, zelfs een foto van een document, is WhatsApp zeer gebruiksvriendelijk.
• Laat je als in- of extern auditor uitnodigen op Skype of Teams. Als in- of extern auditor ken je de mensen op de afdelingen niet, een typefout in een mailadres is gauw gemaakt waardoor je niet kan verbinden. Vermijd dit tijdverlies door de begeleider de uitnodigingen te laten versturen.
• Pauzeer regelmatig bij remote auditeren. Een pauze om de 1.30 uur is echt wel nodig. Remote auditeren is veel vermoeiender dan algemeen aangenomen. Tijdens deze pauzes kan je als in- of externe auditor ook nog enkele documenten doornemen.