Les audits internes et externes par audit à distance, surtout en ces temps de corona

Des conseils sur l'audit à distance

En ces temps bizarres, travailler à distance et donc auditer également à distance est la règle plutôt que l'exception. Toutes sortes d'applications informatiques sont d'excellentes solutions pour effectuer des audits, des vérifications et des évaluations de la qualité internes et externes. Toutefois l'audit à distance ne va pas de soi. La qualité des audits internes et externes ne doit pas être affectée par l’application d’une audit à distance. Quelques questions de réflexion peuvent être posées :

• Comment traitons-nous les audits des bureaus ? Que faisons-nous avec les audits sur le terrain ?
• Quels sont les avantages et les inconvénients de l'audit à distance ?
• Comment pouvons-nous gérer nos audits internes et externes ?

Voici quelques conseils, constatations et opinions concernant l'audit à distance :

• L'audit au moyen d'outils comme Skype ou Teams se déroule très bien. Les documents peuvent facilement être partagés. Il y avait toujours une personne du département QESH présente (et visible sur un écran séparé).
• J’ai fait envoyer par courrier électronique les documents qui n'étaient pas lisibles à l'écran. Ainsi je pouvais lire ces documents en Word, pdf ou Excel sur mon propre écran. Il était convenu que ces documents seraient supprimer après coup.
• Une attention particulière doit être accordée à la vérification aléatoire. Si, par exemple, les documents tels que les audits internes ou les plaintes des clients, etc. ne sont pas tous disponibles sous forme électronique, la vérification aléatoire est difficile. Néanmoins, j'en choisirai quelques-uns au hasard, et je leur demande de me scanner ou de m'envoyer une photo par la suite (WhatsApp, par exemple, est une application à conseiller ici).
• Les visites de sites ou de studios sont reportées. L'audit à distance de ces activités semble présenter un risque élevé de ne pas atteindre les objectifs de l'audit.
• La perte de contact personnel, qui est néanmoins importante lors d'un audit, n’a pas posé de problèmes dans les audits que j'ai menés. Ce serait peut-être différent si je ne connaissais pas les organisations préalablement.
  
• En général, je ne pense pas qu'il y ait beaucoup de différences entre les audits internes ou externes.

Voici quelques autres conseils :

• Un audit à distance nécessite une préparation supplémentaire. Les accords nécessaires en matière de sécurité de l'information doivent également être conclus à l'avance.
• La préparation de l’audit se compose au moins de passer en revue l’évaluation de la direction, de consulter la planification de l'audit interne (et une vérification aléatoire de certains audits internes à distance) et la liste des mesures correctives. J'ajoute moi-même la mesure de la satisfaction des clients (pour la norme ISO 9001), l'analyse des aspects environnementaux (ISO 14001) et l'analyse et l'évaluation des risques (ISO 45001). Ces documents sont conservés par l'organisme de certification, en toute confidentialité bien sûr.
• WhatsApp peut même être utile dans les petites organisations qui ne sont pas familières avec Skype ou Teams. WhatsApp est très facile à utiliser, notamment pour transmettre une photo, même pour une photo d'un document par exemple.
• Laissez-vous inviter à Skype ou à Teams en tant qu'auditeur interne ou externe. En tant qu'auditeur interne ou externe, vous ne connaissez pas les personnes des services, une erreur de frappe dans une adresse électronique est facilement commise. Ainsi vous ne pouvez pas vous connecter. Évitez cette perte de temps en demandant à votre accompagnateur de vous envoyer les invitations.
• Faites régulièrement une pause lors de l'audit à distance. Une pause toutes les heures et demi est vraiment nécessaire. L'audit à distance est beaucoup plus fatiguant que vous ne le pensez. Pendant ces pauses, en tant qu'auditeur interne ou externe, vous pouvez également consulter certains documents.
  

Jan Dillen