Team-out op de loer bij overmatig telewerk: hoe vermijd je dit?

Telewerk heeft zijn nut bewezen als (basis)maatregel om de verspreiding van het coronavirus in te dijken. Het feit dat bedrijven nog geen adequaat telewerkbeleid hebben vormt evenmin een excuus om te verzaken aan deze verplichting.

In een vorig nieuwsbericht werd deze maatregel echter tegen het licht gehouden. De aanleiding hiervoor was het interview met Hans Maertens, gedelegeerd bestuurder van Voka. De impact op het mentaal welzijn, de work-life balans en cohesie binnen een team kunnen onder druk komen.

Dit is voor iedereen verschillend. Kan Pieter zich minder vinden in de virtuele vergadercultuur? Kwijnt Katrien weg op haar thuiskantoor? Mist Tim de informele babbels met collega’s aan het koffieapparaat? Vervaagt het begin of einde van de werkdag voor Sandra? Vervaagt de focus voor Patrick omtrent af te handelen taken?

Team-out

Naast de burn-out ligt ook de team-out op de loer. Of dit uitgroeit tot een risicofactor of beperkt blijft tot neveneffect van deze pandemie, laten we over aan HR- specialisten en arbeidspsychologen. Het vinden van een goede verdeelsleutel tussen telethuiswerk en kantoorwerk is voor elke organisatie verschillend.

Mensura omschrijft dit als “het verlies van verbondenheid en voeling met het team door langdurig thuiswerken. Er ontstaat een gevoel van isolement, gebrek aan structuur en ondersteuning. Dit heeft mogelijks schadelijke neveneffecten zoals verhoogde stress, verminderde motivatie of productiviteit en onzekerheid over het eigen kunnen.”

Hybride werkomgeving

De Britse HR-goeroe Lynda Gratton omschrijft deze evenwichtsoefening in het boek met als titel ‘The New Long Life: a framework for flourishing in a changing world’. We mogen dan wel verrast zijn door Covid-19, maar we hoeven niet verrast te worden door wat ons te wachten staat. Deze pandemie heeft ons gekatapulteerd in een hybride werkomgeving. De manier van werken, teamwerking en ontwikkeling zal fundamenteel veranderen.

Ze grijpt ‘team-out’ aan als een hefboom voor de toekomst. Een solide teamwerking wordt bepaald door vier elementen: een cultuur gebaseerd op vertrouwen, diversiteit in netwerken, ons productief potentieel en een gevoel van zinvolheid. Langdurig werken op afstand holt deze vier elementen uit. Hierbij erodeert de verbondenheid met team en organisatie, de samenwerking, het vertrouwen en het vermogen om conflicten op te lossen. Tenzij men daar iets aan doet.

Enkele tips om de creativiteit op peil te houden.

• Probeer niet om het kantoor na te bouwen om de collaboratieve cultuur te redden
  Experimenteer zoveel mogelijk met verschillende technologieën, formaten en virtuele vergaderstijlen. Fysieke interpersoonlijke ontmoetingen kan je niet volledig vervangen door digitale contacten. Wissel de online check-ins af met vaste contactmomenten, zodat alle teamgenoten elkaar ook in levende lijve ontmoeten.

• Herleid het werk niet tot een reeks eindeloze reeks videovergaderingen
  Varieer de manier waarop je communiceert om monotonie en vermoeidheid te vermijden. Bel eens spontaan in plaats van een formele meeting te beleggen. Bouw spontaniteit in. Voorzie ruimte in de vergadering voor een check-in, waarbij op een ontspannen manier gepeild wordt naar hoe het met de collega’s gaat. Neem eens deel aan de vergadering van een ander team om te zien hoe zij de dag doorkomen.

• Moedig over de grenzen kijken aan
  Sommigen zijn er goed in om diverse netwerken uit te bouwen over de grenzen van vertrouwde domeinen heen. Die overbruggers moet je in deze tijden extra aanmoedigen. Zorg dat ze zich gewaardeerd voelen, want wat ze doen is belangrijk voor de innovatie.
  
  
• Creëer een gedeeld verhaal of gemeenschappelijke ervaringen
  Die geven energie en zingeving bij collega’s over de grenzen van hun fysieke scheiding heen. De kracht van samen dingen doen en beleven zorgt voor verbinding op lange termijn. Je kan ook gebruik maken van een virtueel prikbord waarop foto’s, filmpjes en quotes gedeeld worden. Een klassieke teambuilding of personeelsreceptie is nog niet aan de orde, maar online bestaan er alternatieven.
  
• Pas je managementstijl aan
  Vertrouw erop dat het personeel zichzelf en hun werk kunnen managen. Dat betekent niet alleen dat je vooral moet sturen op resultaten en jouw mensen de verantwoordelijkheid moet geven om hun doelstellingen op hun eigen manier te behalen. Het betekent ook dat je moet werken aan een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid om opdrachten samen tot een goed einde te brengen.
  
• Het aanduiden van buddy’s
  In het onthaalbeleid bestaat er peter- en meterschap. Een soortgelijk ‘buddysysteem’ voor telethuiswerk bewijst zijn nut. Het gaat om twee collega’s die extra aandacht hebben voor elkaar.

INNI Redactie