Burn-out en stress op het werk… kunnen ook thuis parten spelen!

Natuurlijk kan sporadisch telewerken bijdragen aan het welzijn van de werknemer. Géén drukke woon-werkverplaatsingen, géén permanente meetings, géén moeilijke baas in je buurt … Maar duurt die periode langer, dan riskeert een professionele lockdown averechtse effecten te hebben. Scheiding van werk en privé vervaagt, permanente onderbrekingen tasten de productiviteit aan en fysieke afwezigheid kan leiden tot mentale deconnectie en demotivatie. Met enkele eenvoudige afspraken in je organisatie kan je gelukkig al heel wat problemen voorkomen.

Desynchronisatie als belangrijke boosdoener

De desynchronisatie van verspreide teams is één van de grote gevaren voor thuiswerkers. Op de werkvloer gaan collega’s hun werkdag onbewust op elkaar afstemmen. Teams zitten geregeld samen in vergaderingen. Zit je collega in een meeting of hangt hij aan de lijn, dan kan je hem géén vraag stellen. Staat je collega bij de koffiemachine en heb jij ook trek, dan zoek je zijn gezelschap op ... Kortom, zonder dat ze het beseffen, volgt een groot deel van de dagindeling van teamleden min of meer dezelfde structuur.

Eenmaal thuis valt die synchronisatie bijna volledig weg. Teamoverleg wordt als eerste geslachtofferd. En waar je ook mee bezig bent, de hele dag door word je gemaild, geskypet en bestookt met chats en whatsappberichten. Ook als je op dat moment net aan de telefoon hangt met een klant, een videocall hebt met je baas of ... je zeurende kinderen aan het studeren probeert te krijgen. En reageer je niet meteen, dan belt de afzender ongeduldig met de vraag of je zijn bericht al hebt gelezen …

Deze desynchronisatie leidt tot een permanente druk. Thuiswerkers switchen voortdurend en razendsnel van focus in de hoop aan de verwachtingen van hun klanten, collega’s en gezinsleden te kunnen voldoen. Zo wordt de werkdag reactief en verlies je de controle. Wie kent niet het gevoel dat hij aan het einde van een werkdag weliswaar hard heeft gewerkt, maar tegelijk niets wezenlijk heeft gepresteerd?

Team-time, we-time en me-time

Virtuele teams kunnen het probleem van desynchronisatie grotendeels oplossen met goede afspraken over team-time, we-time en me-time.

Team-time via videoconferencing voorkomt dat teamleden langzaam maar zeker de voeling met de activiteiten van hun collega’s verliezen. Via tools als Teams, Skype of Bluejeans kunnen de teamleden elke ochtend een kwartiertje in contact treden, waarbij de teamleader tijdens een korte introductie de taken verdeelt en een overzicht geeft van de stand van zaken. Elk teamlid kan daarna kort samenvatten waar hij of zij mee bezig is en wie hij in de loop van de dag nodig zal hebben om bepaalde taken uit te voeren. Team-time zorgt er niet alleen voor dat alle neuzen in dezelfde richting blijven staan, maar kan tegelijk ook fungeren als formeel startmoment van de werkdag.

We-time zijn vaste blokken die worden gereserveerd voor een-op-een-overleg. Om te vermijden dat sommige werknemers de hele dag bestookt worden met kleine vragen en micro-problemen, beperk je besprekingen tussen collega’s beter tot enkele vaste tijdstippen, zoals bijvoorbeeld de ochtenduren en het einde van de werkdag.

Me-time is de tijd die overblijft, de uren dat de werknemers gefocust en zonder te veel onderbrekingen kunnen besteden aan al hun andere werk. Met dit formele onderscheid tussen de verschillende werkmomenten vermijden thuiswerkers dat ze de hele dag bezig zijn met versnipperd overleg, om ’s avonds vast te stellen dat ze nauwelijks wezenlijk werk hebben verricht.

Gratis webinars voor lezers van Inniwise

Werkdagen synchroniseren kan alleen als alle neuzen in dezelfde richting staan. Daarom moet het hele team en zelfs de hele organisatie doordrongen zijn van het belang van team-time, we-time en me-time. Als lezer van INNIwise kan u nu gratis inschrijven voor een kort webinar over telewerk. In 30 minuten krijgt u de belangrijkste tips om remote teams productief én stressvrij te houden, ook als deze periode van thuiswerk nog maanden zou kunnen duren.

Schrijf je hier in voor de webinars in het Nederlands
Inscrivez-vous pour les webinaires en français
Register here for the webinars in English

Gunnar Michielssen
www.masteryouremail.be